Aquí puede consultar las preguntas frecuentes del Canal Ético de Grupo Puentes.
Herramienta que permite comunicar, de manera confidencial, irregularidades relativas a acciones u omisiones especialmente graves que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea conforme a lo establecido en la Directiva (UE) 2019/1937 de protección del informante y Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como incumplimientos del Código y Sistema de Gestión de Compliance Penal de Grupo Puentes.
No es un buzón de solicitudes, quejas, sugerencias, etc., al margen del cumplimiento normativo.
Las comunicaciones relativas a este tipo de materias serán derivadas al canal habilitado para ello.
No, este canal no está pensado para gestionar urgencias o emergencias. Si usted considera que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público, como, por ejemplo, cuando se da una situación de emergencia o existe un riesgo de daños irreversibles, contacte con las autoridades o servicios de emergencia en este caso.
Las personas usuarias del presente Canal deben saber que las comunicaciones que se presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de la persona informante de buena fe, que será protegida contra cualquier clase de represalia, por motivo de la comunicación realizada, conforme a lo establecido en la Ley 2/2023.
El Canal Ético está diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, permitiéndose comunicaciones de forma anónima de modo que garantiza la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de esta, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
Para más información, por favor, consulte la Política de Privacidad en el pie de página del presente canal.
En el proceso de comunicación la persona informante podrá decidir si informa de sus datos personales o no. Si decide no hacerlo, podrá realizar el seguimiento a través del canal ético para ver los avances y la resolución. El canal le ofrecerá un usuario y clave para acceder al seguimiento de la comunicación. El canal es independiente y externo a la organización y no registra información de la IP desde donde se conecta.
Además de las garantías de confidencialidad y el derecho de anonimato expuestos anteriormente, el Canal Ético dispone de las garantías establecidas tanto en la Directiva (UE) 2019/1937 de protección del informante como en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como en la normativa vigente en materia de protección de datos personales (RGPD y LOPDGDD). Para más información, por favor, consulte la Política de Privacidad en el pie de página del presente canal.
En caso de que el usuario pierda las claves adjudicadas por el sistema cuando realizó la comunicación de manera anonimizada, no hay posibilidad de recuperación de estas precisamente para garantizar la confidencialidad. Esto hará que no pueda acceder a la comunicación efectuada lo que ocasiona que no pueda revisar solicitudes de información adicional por parte del equipo investigador, lo que daría lugar al archivo de la comunicación.
07. ¿Cómo puedo aumentar el anonimato al comunicar?
El Canal ético garantiza el anonimato en la medida en que así sea solicitado por la persona informante, si bien los sistemas de información desde los que formule la comunicación pueden no serlo. En este sentido, algunos consejos para conseguir maximizar el anonimato, además de informar que la comunicación es anónima, son:
En Grupo Puentes la función de Responsable del Sistema Interno de Información es asumida por el Compliance Officer, quien, en la medida en que no exista conflicto de intereses, nombrará a la persona que instruya el expediente, para que inicie las correspondientes investigaciones. Las personas que intervengan en la investigación están sujetas al deber de confidencialidad y a la política de privacidad. Para más información puede consultar el cuadro resumen del Procedimiento de Gestión del Canal Ético y la Política de Privacidad en el pie de página del presente canal.
En el plazo máximo de siete (7) días desde la recepción de la información, el Compliance Officer de Grupo Puentes realizará un examen preliminar sobre la comunicación recibida y la existencia de motivaciones para su admisión (o no) a trámite, así como la posible concurrencia de conflictos de interés, procediendo al envío de acuse de recibo de la comunicación en el que se le informará, en su caso, de:
a) La no pertinencia y derivación, en su caso, a los medios de contacto establecidos por la organización para la gestión de dicho asunto.
b) La pertinencia de la comunicación informándole de los plazos previstos para su resolución y solicitándole, de ser necesario, más información para dar trámite a la comunicación.
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a tres (3) meses, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, éste podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales a contar desde la recepción de la comunicación.
La integridad, la responsabilidad y la transparencia son valores fundamentales para Grupo Puentes por lo que tenemos la obligación de conocer y comprender nuestro Código de Conducta. Asimismo, tenemos la responsabilidad de informar sobre cualquier posible incumplimiento de este así como de cualquier incumplimiento normativo.
De acuerdo con lo dispuesto en la normativa de protección de datos vigente, Grupo Puentes actúa como responsable del tratamiento, gestión y almacenamiento de los datos personales de todas las personas involucradas en las consultas y comunicaciones. Grupo Puentes cuenta además con un soporte externo para esta herramienta que cumple con las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y evitar su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado.
La plataforma está diseñada para aplicar la normativa vigente en protección de datos personales, en concreto el artículo 24, de canales de denuncia. Para más información, por favor, consulte la Política de Privacidad en el pie de página del presente canal.
El canal ético funciona sobre una plataforma externa, administrada por DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT, S.L. (Ithikios) https://ithikios.com. Esta organización recibe las comunicaciones y las envía automáticamente a la organización para su evaluación. Los servidores de Ithikios están en CPD’s en territorio europeo. Sus datos están encriptados para evitar al máximo los riesgos de intrusión.
Los servidores de ithikios están en CPD’s en territorio europeo. Sus datos están encriptados para evitar al máximo los riesgos de intrusión.
Ithikios, como encargado de tratamiento, ha considerado desde el diseño original que la seguridad era un elemento clave, implementando elementos que tanto by design, como by default ayudan a minimizar los riesgos en los tratamientos de datos gestionados conforme a los principios establecidos en la GDPR y en la directiva europea 2019/1937.
Si la investigación concluyera que no se ha producido ninguna infracción, y que la persona informante ha actuado de buena fe, ésta no será objeto de ningún tipo de represalia, en caso de concluirse que ha existido mala fe al efectuar la comunicación, podrán aplicarse las sanciones contempladas en la legislación y en el régimen sancionador interno.
Toda comunicación realizada a través del Canal Ético debe efectuarse de buena fe y siempre que haya motivos para creer que los hechos notificados son verídicos. Grupo Puentes no espera que la persona informante investigue los hechos, pero sí que la comunicación no sea falsa.
Sí. El Código Ético recoge los principios y pautas de conducta como punto de referencia del Sistema de Gestión de Compliance Penal de Grupo Puentes y como responsabilidad individual ineludible de las personas relacionadas con la organización. Su objetivo es el de formalizar y comunicar a la organización interna, así como a la sociedad y a los colaboradores, dónde coloca la organización las líneas rojas ante situaciones en las que puedan surgir dudas de actuación, más allá de la habitual e insuficiente remisión a la normativa aplicable.
Puede consultar el Código Ético de Grupo Puentes en nuestra página web: https://www.grupopuentes.com/documentos-corporativos/
Por lo tanto, son objeto de denuncia en este canal las acciones u omisiones que puedan constituir:
a) Infracciones del Derecho de la Unión Europea, siempre que:
· Se incluyan en el ámbito de aplicación de los actos enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937. (D.O.U.E. 26/11/2019).
· Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, según el Art. 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).
· Incidan en el mercado interior, según Art. 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, de las normas del impuesto sobre sociedades, o de prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
b) Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, incluidas las que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
c) Infracciones del Derecho en materia de Seguridad y Salud en el trabajo.
No abarca quejas, reclamaciones o sugerencias que se derivarían, en su caso, a los buzones o canales habilitados para ello.
Canal Ético permite realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas. Pulsando “Comunicar denuncia” a través del portal externo https://grupopuentes.ethic-channel.com/home , o verbalmente, a través de sistema de grabación por voz pulsando el micrófono de dicha funcionalidad.
Para realizar comunicaciones usando la voz, el informante antes de enviar la denuncia, puede escuchar lo registrado, y si lo desea para preservar el anonimato, puede realizar una alteración de la grabación seleccionando entre las opciones disponibles de distorsión de voz.
Una vez recibida la grabación de la denuncia por voz, el Responsable del Sistema Interno de Información documentará una transcripción completa y exacta de dicha grabación a fin de que sea validada por la persona informante.
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su validación la transcripción de la conversación.
Al realizar una denuncia, el informador recibe un código de denuncia que, junto con las claves personales que defina, permitirán al informante una comunicación de forma anónima con la entidad. Desde el área “Consultar el estado de denuncia” del portal externo de Canal Ético https://grupopuentes.ethic-channel.com/home , podrá consultar en todo momento el estado de la denuncia y contestar a las inquietudes que la entidad le pueda solicitar para poder tramitar correctamente la comunicación. La plataforma genera un certificado con todas las comunicaciones realizadas para garantizar al informante la trazabilidad de información intercambiada.
En el plazo máximo de siete (7) días desde la recepción de la información, el Responsable del Sistema Interno de Información de Grupo Puentes realizará un examen preliminar sobre la comunicación recibida y la existencia de motivaciones para su admisión (o no) a trámite, así como la posible concurrencia de conflictos de interés, procediendo al envío de acuse de recibo de la comunicación a la persona informante en el que se le informará, en su caso, de:
a) La no pertinencia y derivación, en su caso, a los medios de contacto establecidos por la organización para la gestión de dicho asunto.
b) La pertinencia de la comunicación informándole de los plazos previstos para su resolución y solicitándole, de ser necesario, más información para dar trámite a la denuncia.
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a tres (3) meses (salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, éste podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales a contar desde la recepción de la comunicación .
Es posible informar de la comisión de acciones u omisiones en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 ante los siguientes canales externos: · Autoridad Independiente de Protección del Informante (pendiente de creación dirección web), Autoridad Gallega de Protección al Informante · Servicio Nacional de Coordinación Antifraude · Autoridad Defensa Competencia · Ministerio Fiscal · Inspección de Trabajo · Agencia Tributaria · Fiscalía Europea
21. ¿Cómo validar mi correo electrónico para recibir información sobre mi comunicación?
Para validar tu correo electrónico y empezar a recibir información sobre tu comunicación, seguirás un proceso de dos pasos:
1. Primer correo: Recibirás un primer email con el asunto "COMUNICACIÓN ASIGNADA A ESTE CORREO" . En este mensaje se te informará sobre el alta de tu comunicación en el canal. También recibirás un enlace para acceder al estado de tu comunicación y a cualquier solicitud de información que pueda generarse. El correo incluirá un código alfanumérico asignado a tu comunicación . Si haces clic en el botón "Acceder" , serás dirigido a una página en la que deberás aceptar los términos de uso y las políticas de privacidad. También se te pedirá que generes una clave de acceso para que puedas consultar el estado de tu comunicación en el futuro, usando tanto el código de comunicación como la clave generada.
2. Segundo correo: Después, recibirás un segundo email con el asunto "VALIDACIÓN DE COMUNICACIÓN ENTRADA MANUALMENTE". Este correo te informará sobre el estado actual de tu comunicación. Además, te recordará que para acceder al canal deberás usar las credenciales generadas, es decir, el código de comunicación y la clave de acceso. Al hacer clic en el botón "Acceder", serás redirigido a una ventana donde deberás ingresar tanto el código de comunicación como tu clave de acceso. A partir de ahí, podrás consultar el estado de la comunicación de manera continua.
De este modo, podrás validar tu correo y acceder de forma segura al estado de tu comunicación en todo momento.
El Canal Ético no es un buzón de solicitudes, quejas o sugerencias “al uso”. Por ello, no serán tramitados mediante el Canal Ético quejas, reclamaciones o sugerencias, que deberán canalizarse a través del servicio de atención al cliente, o en los buzones o canales habilitados para ello en cada una de las sociedades del grupo.
Ten en cuenta, en base a la pregunta “¿Qué tipología de delitos puedo denunciar?”, aquellas cuestiones que son susceptibles de denunciar por medio de este canal. Conforme al art. 35.2 de la Ley 2/2023, de Protección al Informante:
Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en esta ley aquellas personas que comuniquen o revelen:
a) Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información o por alguna de las causas previstas en el artículo 18.2.a).
b) Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
c) Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
d) Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el artículo 2.
23. ¿Se pueden comunicar situaciones de acoso a través del Canal Ético? ¿Cómo se gestionan estos casos?